Документооборот в казахстане, Астана

Основное назначение СЭД — создание единого информационного пространства, которое будет связывать сотрудников учреждения

Основное назначение «системы» — создание единого информационного пространства, которое будет связывать сотрудников учреждения, центров и территориально-распределенных подразделений.

«Система» реализована на базе технологии Lotus Notes, что обеспечивает открытый характер «системы» и дает возможность решить следующие стратегические задачи:

• общекорпоративная электронная почта, обеспечивающая конфиденциальность внутреннего обмена информацией и возможность выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети;
• электронный документооборот, позволяющий решить задачи «сквозного» делопроизводства, коллективного ведения проектов, контроля исполнения решений и др.;
• информационно-справочные услуги и базы данных коллективного доступа и др.

В данный момент система активно используется во многих предприятиях и организациях РК. Проведенный анализ показал, что в СЭД работает более 12 000 пользователей, полностью реализован «сквозной» документооборот, налажен контроль за всеми поручениями по входящей и исходящей корреспонденции общества, а также по внутренним заданиям внутри компаний. По оценкам ведущих IT компаний, данная система является лучшей в своем классе на территории РК.

Если посмотреть практически на любую организацию с точки зрения управления информацией и, в частности, "неструктурированной информации" в виде документов, то любой новый или измененный продукт может потребовать создания сотен связанных с ним документов (по оценкам от ста до тысячи новых документов в неделю). Для органов государственной власти такими "новыми продуктами" являются сами документы. Многие из связанных с основным документов сами по себе требуют контроля версий и доступа, или же требуют совместной работы и координации действий многих подразделений.

После внедрения системы организация получает полную поддержку всех делопроизводственных бизнес процессов, а именно:

Канцелярия (общий отдел, административный отдел, или аналогичное ему подразделение):

А) Ведение сквозной нумерации в журналах входящей и исходящей корреспонденции и хранением в электронных архивах всей внешней корреспонденции предприятия

Б) Вся внешняя корреспонденция предприятия, хранится в общих электронных архивах, никогда не теряются документы и в любой момент могут быть доступны

С) Архивы надежно защищены и доступ к документам определяется по регламентированным правам

Д) В рамках географически распределенного предприятия возможен «сквозной» документооборот между канцеляриями: документы, отправляемые в филиал, автоматически и гарантированно достигают адресата

Е) Автоматически ведется необходимая канцелярии отчетность

Ж) Поддержка вертикального документооборота (Приказы, Протоколы, Поручения)

З) Иерархическое представление структуры организации

Отделы контроля и мониторинга

А) Ведется автоматический контроль за исполнением документов

Б) Документы автоматически доставляются исполнителям

С) Поддерживается система заместителей

Д) Автоматически создаются уведомления о постановке документа на исполнение, о передаче документов другим исполнителям, о приближении контрольных сроков исполнения и т.д.

Е) Создаются журналы, содержащие ход работы с документом

Ж) Ведение отчетов по исполнительской дисциплине

Секретариаты (или делопроизводительные подразделения):

А) Создание по шаблонам Нормативно-Распорядительных документов, Служебных записок, Актов и т.д.

Б) Автоматизация механизмов согласования и визирования

С) Работы с документами в режиме «заместителей»

Департаменты (подразделения, отделы, конечный пользователь)

А) Коллективная работа с электронными документами

Б) Автоматическое уведомление

С) Коллективное и персональное планирование времени, ресурсов и т.д

Д) Развитые поисковые механизмы для работы с документами

Е) Надежное хранение документов в электронных архивах

Ж) Ограничение доступов к различным типам документов

З) Поддержка горизонтального документооборота (Внутренние документы, Служебные записки, Акты, и другие типы документов)

Решаемые задачи

«Система» призвана обеспечить решение следующих задач:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
• обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

• Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Необходимость подключения хорошо зарекомендовавших себя подсистемам массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива.
• Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов или даже распознанных копий. Использование в организации специфических форматов хранения документов.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Основные преимущества Системы электронного документооборота

компании «ISS LAB»

• Соответствие требованиям и ГОСТ Республики Казахстан.
• Наличие сертификата, подтверждающего соответствие Системы электронного документооборота требованиям безопасности (качества).
• Мультиязычность - поддержка государственного языка, русского, английского (любого языка, в т.ч. иероглифов).
• Быстрое переключение между русским и казахским интерфейсом.
• Работа более 12 000 пользователей одновременно.
• Адаптация «Системы» под структуру конкретного предприятия или организации.

Гарантированное техническое сопровождение «Системы», реализуется местным центром Технической Поддержки