Комплексная автоматизация гостиниц, отелей, домов отдыха и санаториев, Астана

Автоматизация гостиничного бизнеса является одним из основных направлений деятельности компании RuSoft. Мы обеспечиваем автоматизацию гостиниц, отелей, санаториев, домов отдыха и т.п. Данный тип предприятий в настоящее время сталкивается с необходимостью обеспечить высокий уровень сервиса с одной стороны и максимальную прибыль с другой. Для решения этих задач владельцам и управляющим нужны инструменты, которые могут обеспечить бесперебойную работу предприятия и легко адаптируются под его нужды.

Основным таким инструментом является решение, разработанное нашей компанией "Управление гостиничным комплексом", предназначенный для поддержки гостиничного бизнеса.

Описание функциональных возможностей ПП «Управление гостиничным комплексом»

Система автоматизации RuSoft: Управление гостиничным комплексом на базе 1С:Предприятие 8.0 предназначена для повышения эффективности работы администраторов и руководящего персонала гостиницы. Основной функцией системы является представление состояния номерного фонда, информация о занятости (зарезервированности) каждого конкретного номера, что позволяет осуществлять планирование продаж номеров в будущем, или бронирование, и текущий контроль за деятельностью средства размещения, а также состояние взаиморасчетов с гостями. Программа не является самостоятельным продуктом и основана на базе 1С:Предприятие 8.0. Бухгалтерия для Казахстана, что позволяет вести оперативный и бухгалтерский учет в единой информационной базе.

Система позволяет автоматизировать следующие процессы:

• 
  Учет номерного фонда по классам. Состояния номерного фонда. Перевод номера в резерв, ремонт в эксплуатацию, снятие с резерва. Ведение произвольных характеристик номеров. Поиск, отбор и фильтрация по справочнику номерного фонда.
• 
  Групповое и индивидуальное бронирование номеров и мест с учетом индивидуальных пожеланий клиента к классу номера и дополнительным характеристикам номера. Контроль просроченной брони. Оформление залога.
• 
  Размещение, продление проживания, переселение и выселение гостя с выдачей платежных документов.
• 
  Ведение списка оказываемых базовых и дополнительных услуг. Регистрация цен на проживание в зависимости от класса номера. Регистрация цен на дополнительные услуги.
• 
  Регистрация перечня услуг по лицевому счету. Расчеты по основным и дополнительным услугам: регистрация дополнительных разовых услуг в местах оказания, автоматическое (ежедневное) начисление сумм за проживание по лицевым счетам, телефонные переговоры, питание и прочие доп. услуги.
• 
  Учет взаиморасчетов. Оформление оплаты в кассу и на расчетный счет, расчет текущего сальдо по лицевому счету гостя. Оформление счета-извещения по оказанным услугам, акта оказанных услуг и выставление счет-фактуры Плательщику. Контроль глубины кредита гостя.

Рассматривая гостиничный комплекс как совокупность функциональных отделов, условно можно получить следующую структуру АСУ:

• 
  база данных на сервере;
• 
  модуль портье (модуль номерного фонда);
• 
  модуль ресторана;
• 
  административный модуль;
• 
  модуль бухгалтерии;
• 
  дополнительные функциональные модули по местам оказания услуг (SPA и пр.).

Для разделения выполнения функциональных обязанностей и прав доступа в конфигурации предусмотрены работа пользователей с различными наборами прав доступа к процедурам и данным и различные интерфейсы автоматизированных рабочих мест.

Основой любой гостиничной АСУ является так называемая PMS, или система управления номерным фондом. Она сосредотачивает в себе информацию о его текущем состоянии, проживающих и ожидаемых гостях и их счетах. База данных номерного фонда является своего рода информационной картой гостиницы. Она включает в себя данные о нахождении гостевой комнаты в пределах средства размещения (этаж), его классе, количестве комнат и койко-мест, состоянии и наличии удобств, содержит описание номера, перечень услуг, входящих в стоимость номера и стоимость проживания.

Гости - это физические лица, пользующиеся услугами гостиничного комплекса. При регистрации гостя записываются данные постояльца: ФИО, адрес, гражданство, контактные телефоны и пр. На каждый заезд гостя открывается лицевой счет, на который начисляется задолженность за оказанные услуги и разносится оплата. Гости могут являться плательщиками по своему лицевому счету либо плательщиком может быть другое физическое или юридическое лицо. Важнейшим элементом PMS является модуль бронирования, облегчающий процедуру регистрации брони. Бронирование номера производится при помощи специальной обработки, позволяющей увидеть доступные к бронированию номера и отобрать их по классу и дополнительным удобствам с учетом индивидуальных пожеланий клиента. Период бронирования позволяет отслеживать факт просрочки брони и в случае неподтверждения произвести снятие номеров с брони. Подтверждением бронирования, а также гарантией оплаты оказываемых услуг является внесение гостем денежной суммы - залога, и оформляется документом регистрации залога для последующей распечатки, а также его возврата. Бронирование для каждого лицевого счета (лицевой счет не обязателен к заполнению до подтверждения заявки) производится с указанием контактных данных заявителя, периода, места оказания, количества мест, тарифа и возможной скидки.

В случае размещения гостя вводится документ «Движение гостя» с видом операции «размещение». Он может быть оформлен на основании ранее оформленной заявки на бронь. При размещении гостя указывается срок и время заезда, плательщик, договор с плательщиком, плановый срок выезда, количество дней проживания и базовый набор услуг, входящий в стоимость проживания в номере. Базовый набор услуг зависит от класса номера, его состав и стоимость является периодической величиной и регистрируется документом: «Регистрация классов», здесь же указываются дополнительные характеристики номера (например, наличие кондиционера, холодильника и т.п.). В случае пожелания клиента может быть зарегистрирован дополнительный перечень оказываемых ему услуг - если они носят периодический характер. Фактические периоды и состав услуг могут изменяться и фиксироваться документами изменения периода и изменения состава услуг (документ «Движение клиента» с нужным видом операции), например досрочное убытие или переселение в другой номер. Начисление задолженности по лицевому счету производится двумя способами: первый - ежедневно во время процедуры «Операционный день», второй - документом регистрации дополнительных услуг. Процедура «Операционный день» предусматривает начисление задолженности по всем услугам, на которые зарегистрирован лицевой счет на момент проведения. Начисление производится согласно зарегистрированных цен на проживание (в зависимости от класса гостиничного номера) и на перечень дополнительных услуг. Стоимость каждого вида услуг устанавливается документом регистрации и является периодической величиной. Оплата производится плательщиком в кассу или на расчетный счет предприятия и оформляется типовыми бухгалтерскими документами: приходный кассовый ордер и платежное поручение входящее. Сумма оплаты плательщика может разделяться на несколько лицевых счетов. На основании начислений и оплат формируется текущее сальдо по лицевым счетам.

На основании введенных документов бронирования, регистрации услуг, начисления и оплаты формируются отчеты по состоянию номерного фонда, по движению гостей, по оказанным услугам, по состоянию взаиморасчетов с плательщиками.