Аудит системы менеджмента качества, Астана

Основное назначение Системы менеджмента качества - автоматизация процессов управления качеством.

Целью создания интегрированной системы менеджмента качества является автоматизация процедур менеджмента качества в Компании:

• Непрерывное улучшение СМК
• Управление организацией и персоналом
• Управление документами
• Управление записями о качестве
• Планирование и проведение внутреннего аудита
• Управление несоответствующей продукцией
• Корректирующие меры
• Предупредительные меры
• Анализ состояния СМК со стороны высшего руководства
• Управление закупками
• Управление нормативной документацией

• Регистрация данных о планируемом внутреннем аудите - заполнение программы проведения внутреннего аудита
• Автоматический запуск процессов контроля качества по установленному расписанию
• Уведомление работников о предстоящем внутреннем аудите – рассылка уведомлений по корпоративной электронной почте
• Заполнение чек - листов
• Заполнение отчетов несоответствия при их обнаружении
• Заполнение отчетов об аудите
• Контроль исправления несоответствий - контроль выполнения мероприятий по результатам внутренних аудитов
• Ознакомление работников организации с результатами проведения внутреннего аудита – доведение до сведения работников результатов аудита в зависимости от прав доступа, ознакомление с новыми нормативными документами.

Все документы хранятся, согласовываются и утверждаются в электронном виде. Доступ к базам данных документов для чтения, создания и изменения регламентируется при помощи средств Notes и настраивается администратором системы.

Справочник ролей пользователей

Содержит списки пользователей системы разделенных по группам ролей.

Справочник объектов проверки

Содержит перечень объектов проверки, сокращенное текстовое наименование, полное указание объекта проверки и накопительный рейтинг, по частоте использования и оценкам результатов. Справочник содержит информацию и об авторстве описанного объекта.

Справочник типовых вопросов

Содержит типовые вопросы для плановых проверок, которые могут использоваться аудитором при формировании контрольного листа и документ системы качества, где это требование описано. Справочник пополняется и вручную и автоматически из сформированных контрольных листов и имеет рейтинговую оценку по каждому вопросу по частоте применения и частоте несоответствий. При этом хранится информация и об авторе вопроса.

В системе предусмотрены следующие типы или категории документов:

• Положения о подразделении
• Должностные инструкции
• Рабочие инструкции
• Стандарты предприятия по системе качества - содержит утверждённые документы типа “Стандарты предприятия по системе качества”
• Политика и руководство по качеству - содержит утверждённые документы соответствующего типа
• Планы проведения внутренних проверок качества - содержит планы проведения внутренних проверок качества
• Программы проведения внутренних проверок качества - содержит программы проведения внутренних проверок качества по годам
• Контрольные листы
• Протоколы несоответствий
• Корректирующие

В системе автоматизированы следующие виды работ с документами:

• Подготовка к проведению аудита
• Проведение аудита
• Отчетность по результатам внутренних аудитов
• Организация контроля выполнения мероприятий по результатам внутренних аудитов

Проведение анализа функционирования ИСМ организации и подготовка материалов для анализа высшим руководством

Ознакомление - возможность формирования списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.

Реализованы следующие функции:

• создание листа ознакомления;
• фиксация каждого ознакомления;
• фиксация окончания процесса ознакомления.
• подпись на документах
• внесение аннотационных замечаний с сохранением версионности документов.

Лист ознакомления – формируется, если требуется, чтобы с определенным документом были ознакомлены сотрудники данной организации из списка сотрудников. Для каждого документа можно составлять неограниченное количество листов ознакомления.

Сотрудник, составляющий лист ознакомления (автор листа), выбирает из списка сотрудников данной организации (или другой организации) тех, факт ознакомления которых необходимо зафиксировать.

В начале процесса ознакомления в листе будет отмечена дата начала ознакомления, а перечисленным сотрудникам будет послано уведомление.

Фиксация ознакомления - каждый из сотрудников, перечисленный в списке листа ознакомления, может, открыв лист ознакомления, указать, что он ознакомился с документом.

В листе ознакомления, после того, как все ознакомятся с данным документом, будет зафиксирована дата завершения всех операций ознакомления.

Функция создания ссылок на документы - если для документа требуется указать ссылку на какой либо документ.

Функция подключения справочников при заполнении документов - при заполнении планов и программ внутренних проверок качества, аудитору предлагается ввести объекты проверки из справочника. Аналогично подключается справочник типовых вопросов для контрольного листа.

Функция закрытия протокола несоответствий - по факту выполнения зависимого корректирующего действия, порожденного протоколом, этот прокол получает статус закрытого.

Функция накопления статистики - по факту закрытия отчета (завершения проверки), информация по каждому вопросу обновляет статистику несоответствий по структурным подразделениям и/или сотрудникам.

Статистика по сотрудникам - включает в себя количество прошедших проверок, вопросов и выявленных несоответствий.

Статистика по подразделениям - включает в себя количество прошедших проверок, вопросов и выявленных несоответствий.

Функция печати документа - возможна печать всех типов документов в соответствии с печатными формами. Функция печати документа доступна пользователю на всех этапах прохождения согласования документа.

Сводные отчёты - содержит сводные отчёты за полугодие.

Справка за период - содержит справки по месяцам.

Хранимая в базе данных информация была доступна только тем, кто имеет на это соот­ветствующие полномочия. Каждая база данных имеет соответствующий список разграничения досту­па ACL (Access Control List).

• Средства безопасности, используемые в Системе, обеспечивают минимизацию риска некорректного использования или злоупотребления Системой. Доступ ограничен системой идентификации пользователя и пароля, ID file.
• Доступ к Системе разграничен правами, применяется секретный пароль пользователя с минимальной протяженностью интервала изменений пароля и установленными ограничениями, которые выбираются администратором Системы.
• Доступ к функциональности Системы определятся привилегиями и ролями.
• Пароли полностью защищены. Предусмотрена невозможность использования старого пароля вторично.
• Каждая операция идентифицирована по пользователю, дате и времени. Доступ пользователя контролируется на уровне рабочей станции, прикладной программы и Сервером БД
• Система обеспечивает автоматическое отключение пользователей после определенного интервала не активности и при выключении прикладной программы.
• Предусмотрена криптографическая защита информации пересылаемой по внешним каналам связи.
• ID – файлы хранятся в отдельном сейфе, для предотвращения возможности их несанкционированного использования

Эргономические решения программного обеспечения включают в себя удобный, интуитивно понятный пользовательский графический интерфейс, удобное расположение окон на экране монитора, с возможностью управления ими.

Во всех возможных случаях, при заполнении полей, ручной ввод заменен выбором из списка или введением кода-идентификатора требуемой позиции.

Время восстановления Системы в случае отказа оборудования рабочей станции составляет не более одного часа с момента возникновения отказа и обеспечивается за счет установки резервной копии программного обеспечения на резервной рабочей станции. Время восстановления Системы в случае отказа оборудования или операционной системы сервера составляет не более 8 часов с момента восстановления работоспособности оборудования и операционной системы.

Для надежной работы технических средств рабочие места должны быть обеспечены стабильное электроснабжение, серверы – оборудованы системами бесперебойного питания типа UPS и системой BackUp-пирования.

Техническое обеспечение СМК строится по иерархическому принципу:

Верхний уровень включает центральный вычислительный комплекс (сервер);

Нижний уровень – рабочие станции (клиенты) на базе ПЭВМ.

Связь между уровнями обеспечивается локальными вычислительными сетями (ЛВС).

Центральный вычислительный комплекс предназначен для поддержки программного обеспечения серверной части Lotus-Notes и ведения базы данных документов. Сервер должен работать в круглосуточном режиме и обеспечивать высокую надежность, производительность и централизованное ведение больших массивов информации. В качестве сервера может быть использована отдельная ПЭВМ. В случае крайней необходимости можно использовать ПЭВМ, на которой работают другие клиент - серверные приложения.

В состав КТС должны входить следующие основные виды технических средств:

• сервер баз данных (с источником бесперебойного питания);

• рабочая станция системного администратора;

• рабочая станция администратора БД;

• рабочая станция пользователя БД;
• сетевое оборудование - сетевые адаптеры (Ethernet), сетевые кабели, коннекторы, терминаторы, репитеры, разветвители и др.

Конфигурации технических средств, задействованные в работе с СМК

Операционная система

Процессор

Размер дискового

пространства

Оперативная

память

MS Windows 2000(3) Server

Минимум

Рекомендуется

Минимум

Рекомендуется

Минимум

Рекомендуется

От Intel

РIII 700

Intel Р4. 1600

20 Гб

30 Гб

256 Mb

512 Mb

Таблица 1. Требования к конфигурации сервера

Замечание: Необходимо дисковое пространство для самих приложений Lotus Notes, зависящее от количества и объема документов.

На сервере устанавливается Lotus Domino 6.5 / 7.0. Допустимо на одном компьютере установить серверную и клиентскую компоненты в режиме первоначальной эксплуатации.

Основные требования к конфигурации технических средств рабочей станции под управлением операционных систем Microsoft Windows приведены в таблице 2:

Операционная система

Процессор

Оперативная память

Размер дискового

пространства

Минимум

минимум

рекомендуется

Windows 2000

P III 600

и выше

128 Mb

от 12 Mb

от 20Mb

Windows XP

P III 600

и выше

128 Mb

от 12 Mb

от 20Mb

Таблица 2. Требования к конфигурации клиентской станции

Замечание: Все пользователи системы, должны быть обеспечены включенными в ЛВС рабочими станциями.

В системе предусмотрено наличие двух серверов: основного и резервного. Для обеспечения быстрого восстановления работоспособности системы при отказе основного сервера, путем перевода работ на резервный сервер.

ЛВС должна обеспечивать бесперебойную, устойчивую on-line связь с сервером БД. Рекомендуемая пропускная способность ЛВС 10-100 Мбит/сек.

На рабочем месте каждого пользователя СМК устанавливается клиентское место Lotus Notes – Lotus Notes Client версии 6.5 и выше.

Примечание: Одна ПЭВМ может содержать несколько клиентских мест.

Каждый пользователь СМК должен иметь собственный почтовый ящик и Notes-адрес.

Адресная книга пользователей СМК в компании, как правило, должна быть сформирована, все пользователи МСК объединены в единую вычислительную сеть.