Автоматизация учета договоров, Астана

Основным назначением СВД является - автоматизация функции подготовки, согласования, регистрации, контроля исполнения договоров, платежей по договорам

Описание

Система Ведения Договоров позволяет автоматизировать процессы, связанные с использованием традиционного бумажного документооборота и перейти на безбумажные технологии, снизить риски, связанные с работой электронных систем, обеспечивающих информационное взаимодействие сторон, обеспечить защиту прав участников.

Объектом автоматизации является функция подготовки, регистрации, согласования, контроля исполнения договоров, платежей по договорам, а также автоматизация подготовки к проведению конкурса и автоматизация проведения конкурса в целом.

Использование системы позволяет отследить всю цепочку прохождения договора, инициации конкурса до заключения договора и его завершения

Цепочка прохождения документа

Система позволяет автоматизировать весь процесс работ по договору. Весь процесс автоматизации можно разделить на следующие стадии

1. Утверждения необходимости проведения конкурса
2. Создание заявки на проведение конкурса
3. Проведение конкурса, согласно выбранному методу закупа (Конкурс, Запрос ценовых предложений, Из одного источника)
4. Создание, подготовка и согласование проекта договора, проекта приложений к договору и проекта дополнительных соглашений
5. Регистрация договора и контроль исполнения договора

Интеграция

Система Ведения договоров взаимодействует с системой электронного документооборота.

Кроме того, система может быть интегрирована с ERP-системами, такими как Axapta и др.

Сбор отчетов и навигация

Система позволяет просматривать все документы в разрезе по заданному критерию, будь то год или заказчик

Система позволяет отобразить все информацию по всей цепочке в одном месте, например Excel

Состав системы

Система состоит из следующих модулей

• Структура и ОК – система взаимосвязана с модулем системы электронного документооборота и позволяет вести структуру организации в одном месте.
• Справочники – модуль содержит текстовые справочники и является связующим звеном между всеми модулями системы. Реализована возможность синхронизации справочников с внешней ERP системой для дальнейшей интеграции
• Закупки – модуль позволяет регистрировать все процессы, проходящие во время проведения конкурса, начиная от регистрации приглашенных компаний, заканчивая выявлением победителя по конкурсу. В модуле представлены различные методы закупа и автоматизированы процессы согласования протоколов, используя модуль «Согласование договоров»
• Согласование договоров – данный модуль позволяет подготовить документ, используя механизм сбора замечаний и согласовать различные типы документов. В случае наличия замечаний в ходе согласования, в системе реализован функционал для работы с разными версиями одного и того же документа. Это позволяет отслеживать все работы в ходе подготовки и согласования документа, с учетом всех замечаний, сделанных в ранних версиях документа. В системе реализован сложный механизм согласования, вплоть до назначения новых согласующих и исполнителей в рамках одного этапа согласования (возможны два этапа – согласование, визирование).
• Реестр договоров – модуль, в котором происходит регистрация согласованных документов, таких как - договор, дополнительное соглашение, приложение к договору. При этом в карточке договора фиксируются изменения, которые были сделаны на основании приложений и дополнительных соглашений. В модуле реализован функционал для интеграции с ERP системами
• Платежи – модуль позволяет согласовать платежные поручения и акты оплаты, с завязкой с модулем «Реестр договоров», что позволяет вести поэтапный контроль за ходом исполнения договора. То есть, исполнение каждого этапа возможно только после осуществления необходимых финансовых операций (платежи, акты).
• Хранилище - данный модуль является хранилищем отсканированных оригиналов документов.

В каждом документе, начиная от документа конкурса, заканчивая карточкой договора – реализована навигация по документам в рамках текущего бизнес процесса. То есть из карточки договора можно перейти в документ проекта договора и обратно…