Управление проектами, Алматы

Project Management (PM) – это класс программных продуктов для управления проектами. Проект – это набор управляемых задач с начальной и конечной датами, поставленных для достижения цели. Управление проектом заключается в балансировке между объемом работ, ресурсами (труд, материалы, бюджет), временем и рисками для достижения поставленной цели.

Процесс планирования
Дерево задач
Для правильного и быстрого начала проекта необходимо структурировать все работы по нему и выстроить дерево задач. Дерево строится по принципу создания последовательности работ и разбиения их на подзадачи с указанием связей и зависимостей. Дробление задач осуществляется до тех пор, пока каждая задача в отдельности не вызывает принципиальных сложностей по исполнению. Каждая задача дерева (мероприятие) имеет наименование, сроки начала и завершения (продолжительность), а также может иметь зависимости с другими задачами для автоматического перерасчета сроков при изменении длительности задач.

Диаграмма Ганта
Для лучшего восприятия проекта предусмотрена визуализация плана работ на диаграмме Ганта. Диаграмма Ганта – популярный в среде проектов тип диаграмм. Диаграмма позволяет быстро визуально оценить положение проекта относительно текущей даты.

Ресурсы (люди, бюджет)
Командная работа над проектом предполагает балансировку ресурсов (люди, материалы, оборудование) и бюджета (составление сметы) и его исполнение. Платформа предоставляет возможность формировать список участников проекта, назначать ответственных исполнителей за мероприятие и получать данные об их загруженности для осуществления корректирующих действий по балансировке нагрузки на сотрудников. Сравнение запланированной и фактической сметы проекта позволяет оценивать его рентабельность.

Распределение задач
Доставка работ сотрудникам
Используя внесенную организационную структуру в системе, платформа предоставляет возможность доставлять задачи в личные списки задач сотрудников, ответственных за выполнение пунктов плана. Это возможно благодаря встроенной интеграции с BPM.

Уведомления о поступившей работе
Для своевременного оповещения сотрудников в платформе предусмотрен механизм рассылки почтовых уведомлений пользователям о получении новой работы. Также исполнители могут быть оповещены посредством мигания вкладки системы с указанием количества работ.

Использование мобильных устройств
Существует возможность просмотра поступивших работ, а также информации об их выполнении и отчетности через мобильные устройства. Это позволяет вовлечь в обмен информацией по проекту сотрудников, не находящихся в офисе. Это многократно снижает издержки по мониторингу и повышает скорость реагирования на риски.

Сбор и мониторинг информации
Комментирование хода исполнения
Оперативный обмен информацией между участниками проектной группы в ходе реализации возможен за счет комментирования отдельных мероприятий сотрудниками, что позволяет руководителю проекта в реальном времени видеть последние новости и изменения.

Прикрепление электронной отчетности
Быстро получать и отправлять отчеты по проекту можно несколькими способами, такими как прикрепление готовых файлов, сканирование бумажных документов, фотоотчеты, сделанные с использованием мобильных телефонов на местах, заполнение форм и другие способы предоставления свидетельств успешного завершения работ.

Варианты использования
Автономное планирование
Позволяет использовать функциональность платформы как персональный инструмент руководителя для планирования последовательности мероприятий и их сроков, а также актуализации и визуализации плана на диаграмме Ганта.

Распределенная работа над проектом
Позволяет сотрудникам, являющимся непосредственными исполнителями работ или заинтересованными лицами, принимать активное участие в процессах планирования и исполнения проекта, а именно получать доступ (просмотр/редактирование) к проекту, участвовать в согласованиях, отчитываться об исполнении по работам проекта.

Координация проекта
Затрагивает более сложные механизмы управления проектом (управление рисками и бюджетом, сокращение критического пути) и вследствие этого требует от руководителя соответствующего уровня подготовки и большого опыта работы с проектами.

Реализация стратегий и программ
На уровень выше по масштабам и сложности стоит управление комплексом проектов для достижения стратегических целей предприятия. Функциональность платформы позволяет получать полную информацию о текущем состоянии проектов. Это позволяет принимать правильные решения о перераспределении бюджета и корректировать сроки с учетом зависимостей проектов.

Управление рисками
После того как определен критический путь и выявлены задачи, срыв сроков которых может оказать сильное воздействие на дальнейший ход проекта, выявляются вероятные события, которые могут этот срыв спровоцировать. Такие события называются рисками.

Для каждого отдельного проекта платформа предоставляет возможность формировать\ список рисков, определять их категорию и степень воздействия, а также формулировать предупреждающие или устраняющие последствия мероприятия.

Согласование проекта
Исполнение проекта может затрагивать не одно структурное подразделение и даже не одну организацию. На первоначальном этапе планирования, согласно рекомендациям PMBOK (версия 3.0), должен быть сформирован список заинтересованных лиц, с которыми должен быть согласован проект перед началом его исполнения. Сотрудник, непосредственно отвечающий за осуществление планирования, имеет потребность согласовывать проект со всеми заинтересованными лицами. Платформа предоставляет возможность формировать список согласующих пользователей внутри компании и рассылать проект по маршруту согласования с использованием механизмов BPM. Даже в случае когда участники проекта из других организаций не используют систему, можно выгружать проект в популярный формат XLS для его согласования.

Хранение проектной документации
Одной из решаемых платформой задач является хранение проектной документации в едином месте. Вся документация, генерируемая исполнителями в ходе проекта, прикрепляется и хранится вместе с проектом. Платформа предоставляет возможность поиска документации в рамках одного или нескольких проектов. Это возможно благодаря тесной интеграции с ECM.

Корректирующие действия
Реализация проекта не возможна без реагирования на внешние обстоятельства и факторы, соответственно, не возможна без актуализации плана работ и перераспределения ресурсов в ходе исполнения проекта. Платформа предоставляет возможность повторно организовывать процесс согласования проекта, при этом все внесенные изменения сохраняются как новая версия проекта. Сравнение базового проекта и актуальной версии может быть произведено с помощью диаграммы Ганта.

Совместимость
Импорт/Экспорт с MS Project
Совместимость с распространенным инструментом планирования позволяет использовать преимущества двух продуктов в сочетании. При наличии в организации ранее наработанных проектов в MS Project система позволяет импортировать данные для дальнейшей работы над проектом в ARTA SYNERGY.

Методология управления портфелями проектов
В случае если проекты обладают отличительными особенностями, которые позволяют группировать их для более эффективного управления и достижения стратегических целей компании, методологией PMI предусматривается функция управления портфелем проекта (идентификация, определение приоритетов, управление и контроль выполнения, а также распределение ресурсов между проектами).

Технические особенности
Взаимодействие с другими системами (интероперабельность)
Возможность экспорта любого проекта в файл формата Microsoft Excel или Microsoft Project позволяет манипулировать им с помощью привычных пользователям инструментов. Таким образом, система дает возможность работать с проектом в оффлайн-режиме.

Интегрированность
Тесная интеграция модуля проектного управления с другими частями системы позволяет полноценно задействовать возможности остальных ее компонентов. Работы проекта могут стать отдельными бизнес-процессами. Обработка и поиск проектной документации полностью задействуют все возможности ECM, в частности потоковый просмотр, поиск с учетом словоформ и другие.

Визуализация и элементы управления
Специфика работы с проектами требует от пользовательского интерфейса продвинутых компонентов для отображения и интерактивного взаимодействия с данными. Использование в платформе фрэймворка GWT – технологии построения Rich Internet Applications – позволило реализовать такие вещи, как отображение диаграммы Ганта и возможность графически манипулировать связями мероприятия с использованием возможностей web-браузера. Эта технология является основой пользовательского интерфейса продуктов корпорации Google.

Характеристики управления проектами

• — Аудит ИТ-инфраструктуры: Нет
• — Анализ бизнес-процессов: Да
• — Разработка требований к информационным системам: Нет
• — Разработка стратегии создания корпоративных информационных систем: Да
• — Оптимизация корпоративных информационных систем: Да
• — Помощь в выборе и внедрении отраслевых ИТ-решений: Да
• — Разработка архитектуры информационных систем: Да
• — Усовершенствование архитектуры информационных систем: Да
• — Рекомендации по повышению эффективности деятельности ИТ-подразделений: Да
• — Консалтинг в области построения процессов тестирования программного обеспечения: Да
• — Консалтинг в области построения процессов контроля качества разработки программного обеспечения: Да
• — Помощь в проведении закупок: Нет