Контроль поручений, Алматы

Базовый документооборот (канцелярия и служебная переписка) Почти любая организация ведет переписку с другими организациями в официальном виде. Если этот процесс не автоматизирован, возникает много проблем.
Потеря писем. Зарегистрированное письмо иногда теряется, и никто не берет на себя ответственность за его утерю. Трата времени на бесполезное хождение. Чтобы отработать письмо, исполнитель часто теряет больше времени на хождение и ожидание у кабинетов начальников, нежели на составление самого ответа. Длительность согласования. Если начальства нет на месте, все бумажные документы, требующие его рассмотрения, не могут быть согласованы до его прихода. Затраты бумаги. Из-за многократного согласования документов в бумажном документообороте затраты бумаги иногда слишком избыточны. Данный вариант применения является самым популярным, поэтому успешные примеры исчисляются десятками. Кейс дает быстрый результат при выполнении основного требования к внедрению – полного отказа от бумажного документооборота. Это достигается за счет волевого решения первого руководителя и издания внутреннего приказа.
Учитывая, что в день в центральный аппарат на согласование приходили сотни заявок, это сильно влияло на производительность труда организации в целом.
При внедрении нашей платформы мы обратили особое внимание на процесс согласования финансовых заявок. Было ясно, что для данной задачи мы будем использовать функционал бизнес-процессов, потоков работ и журналов регистрации корреспонденции на базе нашей платформы. После оптимизации нескольких процессов мы достигли внушительных результатов. Срок согласования заявок на финансирование сократился с пяти рабочих дней до четырех часов. Управление заявками сервисных служб. Критерием качества работы сервисных подразделений является скорость отработки заявок. Главное в этом вопросе – не только сама работа, которую требуется выполнить, но и процесс организации ее выполнения. Процесс организации работы включает в себя: прием заявки, передачу работы по заявке исполнителю, контроль исполнения работ в установленный срок, получение обратной связи от автора заявки после завершения работ. Если все эти процессы выполняются только людьми, то постоянные просрочки, неправильное исполнение работ и недовольство получателей услуг просто неизбежны.
Автоматизация фукнкций государственных органов Согласно Указу Президента Республики Казахстан от 19 марта 2010 года № 954 «О системе ежегодной оценки эффективности деятельности центральных государственных и местных исполнительных органов областей, города республиканского значения, столицы», каждый государственный орган проходит ежегодную проверку на уровень информатизации. Одним из ключевых участков является автоматизация функций ведомства.
Вопросы автоматизации сводятся к постановке различных процессов, обеспечению инструментов обмена информацией, планированию, контролю работ и т. д.
Организация контроля исполнения
поручений и протоколов У каждой компании собственный стиль управления, одним из типовых вариантов которого является управление посредством еженедельных совещаний. В таком стиле работают компании, которые подвержены постоянно меняющимся внешним условиям. В таком большом потоке событий своевременное исполнение взятых на себя обязательств становится важным. Также нередки случаи, когда некоторые поручения отменяются, но работа продолжает выполняться, пока по цепочке исполнителю не дойдет команда «отбой». Поэтому контроль большого потока данных лучше всего производить с помощью информационных систем.

Характеристики контроля поручений

• — Организация команд и систем управления человеческими ресурсами: Да
• — Постановка управленческого учёта и консультирование: Да
• — Организация бизнес-процессов: Операционные бизнес-процессы
• — Финансовый анализ: Анализ активов
• — Аудит управленческой информации: Нет
• — Подготовка прогнозов финансового положения: Нет
• — Подготовка выводов и рекомендаций: Да