Семинар "Эффективный личный помощник руководителя", Алматы

Семинар содержит курс, необходимый для ассистентов, секретарей и помощников руководителя. Все, что нужно знать тем, кто хочет стать эффективным работником.

Семинар «Бизнес – протокол для административного персонала. Эффективный личный помощник руководителя»

Продолжительность 2 дня (16 академических часов)

Аннотация: Систематизировать опыт участников по вопросам профессиональной деятельности персональных ассистентов и секретарей, развить навыки использования основных норм делового протокола в повседневной работе.

Целевая аудитория: Персональные ассистенты руководителей, административные ассистенты, секретари – референты, офис – менеджеры.

Программа семинара:

• Формирование представления о роли своей профессиональной позиции в структуре компании; об ответственности за свою работу и о влиянии ее на имидж всего предприятия в целом
• Знакомство с принципами и спецификой бизнес-этикета
• Освоение принципов телефонного этикета, обслуживания
• Основы эффективного делопроизводства и документооборота
• Принципы тайм менеджмента – умение планировать рабочее время руководителя и свое собственное
• Секреты персональной эффективности
Тематика курса
Сессия I. (Продолжительность сессии) 1 – ый день
№ Введение

Методика/ Упражнения

(Мини-лекция, деловая игра, дискуссия в малых группах и др.) Методическая поддержка
(Видеосюжет,
Слайд)
1. Знакомство, правила, ожидания
30 мин Упражнения «Ледоколы», деление на малые группы при помощи упражнений.
( 30 мин.) в зависимости от количества участников) Запись на флипчарте
2 Деловой протокол организации. 55 мин

Мини – лекция, работа в малых группах (7 мин.) - «Личностные и профессиональные качества административного помощника». Презентация групп (15 мин.). Анализ видеосюжета (15 мин.) Слайд (5 мин.), самодиагностика по стандартам деятельности (10 мин.).

Видеосюжет из фильма «Дьявол носит Prada» (15 мин.)
3 Особенности клиент – ориентированной компании.
37 минут Дискуссия: «Основные черты клиент – ориентированной компании», с занесением мнения участников на флип – чарт (10 мин.) Мини-лекция (7 мин.)
Перерыв (10 мин.)
Психофизиологическая разминка (5 мин.) Слайды (5 мин.)
4

Профессиональный имидж и функциональные обязанности персонального ассистента, офис-менеджера. Толерантность как профессиональная компетенция.

40 минут Групповая дискуссия на тему «Имидж» (7 минут). Дискуссия в малых группах.
Обсуждение толерантности, как ключевого качества административного сотрудника (7мин.) – обсуждение; презентация групп (15 минут). Резюме – на слайдах (5 минут).
Анализ на основании ранее показанного сюжета из к/ф (10 мин.)
5 Персональный ассистент, офис-менеджер – лицо компании.
12 минут Мини – лекция (7 минут) Резюме – на слайдах (5 мин.)
6 Требования к деловой одежде и внешнему виду.
10 минут Мини – лекция (5 мин.),
Перерыв(10 мин) Психофизическая гимнастика (5 мин) Резюме – на слайдах (5 мин.)

Сессия 2. (Продолжительность сессии)
№ Культура общения с руководителями, коллегами, клиентами

Методика/ Упражнения

Например:
Мини-лекция, деловая игра, дискуссия в малых группах и др. Методическая поддержка
Например
Видеосюжет,
Слайд
1 Принципы работы с руководителем.
25 мин Работа по малым группам: «Принципы работы с руководителем» (7 мин.) Систематизация опыта участников (15 мин.) Резюме на слайдах (5 мин.)
2 Основы и принципы деловой коммуникации (культура речи персонального ассистента).
35 мин. Самостоятельная работа по орфоэпии, на расстановку ударений в сложных случаях, на падежную сочетаемость слов, определение рода несклоняемых существительных; обсуждение сложных наиболее встречающихся случаев (20 мин.) Проверка самостоятельных работ в группе (10 мин.) Резюме – на слайдах (5 мин.).
3

Активное слушание парафраз, открытые и закрытые вопросы.

55 мин. Деловая игра «Передай дальше» (20 мин.). Самостоятельная работа на открытые и закрытые вопросы. (15 мин.) Видеосъемка. Разбор видеосюжета (15 мин.)
4 Организация партнерских взаимоотношений с внутренними клиентами, внешними клиентами и посетителями.
15 минут Мини – лекция (5 мин.) Самодиагностика «Как я могу улучшить обслуживание внутреннего клиента» (5 мин); Резюме на слайдах (5 мин.)
5 Рациональная организация и планирование рабочего времени руководителя.
20 минут Систематизация опыта участников – как им удается планировать время руководителя (10 мин.) Беседа. Мини – лекция(5 мин.) Резюме на слайдах (5 мин)
6 Работа с «трудными» клиентами и посетителями.

50 минут Ролевая игра на принципы работы с конфликтными посетителями, аргументирование своей позиции, поведение административного сотрудника в конфликтных ситуациях»
Работа по группам – классификация «трудных клиентов» и методы работы с каждым из них. Видеосъемка, анализ игры на основе видеосюжета
2 –ой день
Сессия 3. (Продолжительность сессии)
№ Организация деловых совещаний, встреч, переговоров

Методика/ Упражнения:

Мини-лекция, деловая игра, дискуссия в малых группах и др. Методическая поддержка
(Видеосюжет,
Слайд)
1 Подготовка помещения к переговорам.
10 мин. Работа в малых группах; работа с раздаточным материалом самостоятельно Слайды
2 Оказание оперативной помощи по ходу встречи.
25 мин. Беседа с участниками на основании видеосюжета. (10 мин) Видеосюжет из фильма «Дьявол носит Prada» (10 мин.)
Слайд.
3

Обслуживание деловой встречи.

15 мин.

Беседа с участниками в кругу, анализ видеосюжета. Видеосюжет из фильма «Дьявол носит Prada

4 Ведение протокола совещания.
30 мин.

Работа в малых группах: Упражнение на составление протокола совещания (15 мин.), согласно нормам делопроизводства.

Перерыв (10 мин) Психофизиологическая гимнастика (5 мин) Презентация работы в группе. (15 мин)

Сессия 4. (Продолжительность сессии)
№ Телефонный этикет

Методика/ Упражнения

Например:
Мини-лекция, деловая игра, дискуссия в малых группах и др. Методическая поддержка
Например
Видеосюжет,
Слайд
1 Управление впечатлением по телефону.
25 мин. Мини – лекция. Беседа с участниками. Слайд. Видеосюжет их к/ф «Служебный роман»
2 Правила входящих звонков.
15 мин.

Работа в подгруппах, мини – лекция, самодиагностика в раздаточном материале: «Правильно ли я использую телефон?» Анализ презентации группы. Резюме на слайдах.

3

Правила исходящих звонков.

15 мин.

Работа в подгруппах, мини – лекция. Анализ презентации. Резюме на слайде.

4 Реакция на выражение недовольства абонента.
15 мин.

Работа в малых группах. Работа с раздаточным материалом, систематизация и анализ опыта участников Слайды

5 Структурирование «телефонных блоков».
20 мин. Работа с приложением, систематизация и анализ опыта участников. Упражнение на отработку техники вербализации. Слайды

Сессия 5. (Продолжительность сессии)
№ Делопроизводство и документооборот

Методика/ Упражнения

Мини-лекция, деловая игра, дискуссия в малых группах и др. Методическая поддержка
Видеосюжет,
Слайд
1 Составление деловых писем в соответствии с международными стандартами.
20 мин.

Мини – лекция. Работа в парах по составлению письма, отвечающего международным стандартам. Резюме – на слайдах. Анализ самостоятельной работы.

2 Требования к языку и стилю делового письма.
30 минут Мини – лекция «Особенности делового стиля», самостоятельное составление делового письма, согласно изученным принципам. Анализ результатов самостоятельной работы. Резюме – на слайдах.
3

Требования к реквизитам и форматированию документа.

20 минут Мини – лекция. Беседа с участниками. Работа с приложениями в раздаточном материале Резюме – на слайдах

Сессия 6. (Продолжительность сессии)
№ Персональная эффективность и самоорганизация

Методика/ Упражнения

Например:
Мини-лекция, деловая игра, дискуссия в малых группах и др. Методическая поддержка
Например
Видеосюжет,
Слайд
1 Эмоциональный интеллект.
40 мин. Мини – лекция (7 мин.); Упражнение «Расслоение по полюсам» (20 мин.) Слайд. Анализ упражнения
2 Рациональная организация и планирование своего рабочего времени.
40 минут

Самодиагностика «Как я управляюсь со своим временем» (15 мин); беседа о «хронофагах», матрица Эйзенхауэра (20 мин.) Резюме – на слайдах

3 Подведение итогов тренинга, обратная связь, работа с листом ожидания 20 минут Упражнение «Багаж»